公司前台文员工作

公司前台文员工作3篇(前台文员的日常工作)

　　下面是范文网小编分享的公司前台文员工作3篇(前台文员的日常工作)，供大家参阅。

公司前台文员工作1

　　广州市轩辕网络科技有限公司人力资源与行政部内部流程

　　行政工作指导书

　　目录

　　1、前台工作流程..............12、执行行政管理制度..........23、文档管理...........24、办公用品管理..............35、饮用水管理................36、办公设备管理..............47、办公室日常事务管理...............48、员工活动组织..............59、其它工作...........5一、前台工作流程

　　1.电话转接:接听来电(您好!轩辕)—询问找访谁—转给相应的人(ICM-分

　　机号-TRFR。当来电要找的人不在公司时，需要将来电人的联系方式记

　　录在《来电登记表》中，并尽快通知相关人员回复。

　　2.电话广播功能操作：拿起话柄按ICM—按“8”“0”—广播内容

　　3.来宾接待：带来宾进等候室并询问拜访谁---通知相关人员接待（对于

　　一些与公司确实没有业务来往或公司不想见的人员来访，应尽量打发

　　他们。）

　　4.重要来宾接待：根据来宾人数准备相应的饮料（目前公司供应的是小

　　瓶矿泉水）、水果洗好摆好，欢迎牌放于公司大门位置（大厦大堂是否

　　需要放欢迎牌须根据实际来决定）。

　　5.来文（传真件）登记：在《传真签收表》进行登记---通知相关人员---

　　签收

　　6.收件邮寄：投寄人填写好快递单，将投寄物包装好，联系速递公司在每天两个时间点：（10：30）、（17：00）到公司收件。公司现使用的速

　　递公司是顺丰快递，月结号：0。电话：）

　　二、执行行政管理制度

　　1.根据平时的观察，对于执行得不好的制度加于强调。

　　2.每月初对上月执行制度的情况进行总结，总结中反映发现的问题及对问

　　题进行分析。

　　3.每天检查员工的考勤状况：每天早上上班后，打开考勤软件，检查员工

　　是否准时打卡上班，对于无考勤记录的人员，查问去处，记录于《出勤

　　登记表》中，在09：00前提交给主管审阅。

　　4.每月4号下班前统计公司全体员工的出勤记录：迟到、休假、出差、加

　　班，统计好后，制度成电子版提交给行政总监及抄送一份给财务总监。

　　三、文档管理

　　1.文档管理：一般文档一年一存档（一年一独立文件盒），重要文件如租赁

　　合同等则随时存档（同一文件盒可以使用多年），文件盒贴好标识，方便

　　查找。建立《文件借阅一览表》，对于重要的文件借阅应登记借阅表中，以保障重要文件的安全。

　　2.保管公司证书原件：1）ISO质量体系认证证书（中英）；2）高级项目经

　　理证书；3）项目经理证书；4）华为网络工程师认证证书；5）ITIL认

　　证证书。

　　四、办公用品管理

　　1.采购申请，完成办公用品，办公设备消耗的采购工作，并对采购、使用

　　进行登记：办公用品采购：找固定的供应商，价格和服务都对公司比较

　　有利。

　　2.办公用品领用：员工可以领用办公用品：

　　1）计算器一个（一般业务才用）

　　2）名片本一个（一般业务才用）

　　3）笔一支

　　4）笔记本一本

　　5）铅笔一支

　　6）胶水一瓶

　　7）告示贴一本

　　以上标准随员工在公司服务时间可重复领用（计算器和名片本除外）。

　　3.检查办公用品库存—领用登记—拿领用品

　　4.员工领用后在“领用登记簿”上登记并签字。

　　五、饮用水管理

　　1.饮用水的选用：水质保证可以通过其营业执照、水质检验报告等资料来确诊。对于刚开始合作的公司，第一次试用不应签太多数量，经过使用后，在质量、服务及价格方面觉得都不错了，再签一定的数量。即使已建立了诚信的合作了，在合同签定后，也不能一 次把所有水票购买，应分期购买，用完一批再买下一批。

　　2.饮用水订购：联系供水公司---（订水）报客户编号---报需要的数量---水到登记或付水票，现公司的饮水公司是景田饮用水，卡号：J。

　　六、办公设备管理

　　1.新购设备管理：对购买的新设备进行贴标并编号---录入《设备档案》。

　　2.员工领用、借用、调用设备：在洽谈室拿相应的表格填好后，呈部门经理、行政部经理、总经理批准后，领用、借用、调用设备。单据在财务做好账后，在行政部保管，行政部根据员工领和的设备，录入《员工领用设备一览表》中。

　　3.员工领用贵重设备---笔记本电脑，需与其签定《设备领用责任协议书》。

　　4.设备归还：员工离职时或在职工领用新设备前，填写设备归还单，表示设备的使用权力及保管义务交还给公司。

　　5.设备报修:报修人填写《设备报修单》，呈行政部经理批准后，报修设备交由公司网管或技术人员检查故障是否需要维修，检查人签名确认后，交由行政部联系维修点，当维修费用超过500元时，须呈总经理批准。

　　6.打印机管理：公司打印机的耗材用品及配件维护由广州市凯祺办公设备公司统一管理，管理费以每次加碳粉来计算：HP1320：135元/次（加碳粉一次打印2000-2500张），HP2015：135元/次（加碳粉一次打印2000-2500张）。管理费每季度或每半年结算，7.复印机管理：复印机日常维护由广州金穗隆公司管理，维护费450元/元，如无特殊故障，日常维护每月上门一次。复印机碳粉也由金穗隆公司供应： 250元/瓶，一般每瓶碳粉可以复印6000-8000张。

　　七、办公室日常事务管理

　　1.办公室绿化：绿化：寻找合适的租赁公司，租赁一定量的摆物在公司适当位置摆放，起点缀作用。现绿化月结是200元/月。

　　2.办公室卫生：办公室日常卫生找专人负责，办公桌及垃圾每天一次，吸尘每周一、三、五，电话半个月消毒一次，玻璃一个月清洗一次。保洁费450元/月。

　　3.名片印刷：员工详细填写《名片印刷申请单》，交由上级主管审批后，交到行政部，行政部再安排印刷。名片印刷20元/盒。

　　4.协助出差人员进行订票，出差人与上级主管定好交通工具后，协助其订相应的票。

　　八、员工活动组织

　　1.公司组织活动、联欢：在网上寻找相关资料----找到联系方式----知会上级主管。

　　2.根据公司的会议时间安排（一般是每年的4月和10月），完成对会议场所的订制，以及会议所需的所有资料。

　　3.市外会议：应选交通便利、最好在公司附近的会场，会场环境好、空气流通好、设施好。

　　4.市外会议：一般由旅行社找会场，因为不能到现场察看，所以应对会议室要标跟旅行社说清楚，必要时将这些要求写进合同中。

　　5.会议室布置：讲台应是国际会议讲台（即

　　台面只能放一台笔记本电脑宽站立的讲台），麦克风与音响很重要，一定要在会前试好，不管会场是否提供投影仪，都要把公司的投影仪拿到会场备用，会场座位只摆参加会议人数的座位，这样可以避免大家不愿往前坐的现象。

　　6.如果会上陈统董事长需要发言，应将会议时间在原基本上增多半小时的时间安排。

　　九、其他工作

　　1.企业港澳商务报备证年审：根据上一年证书的有效期限提前一个月在广州市金盾网上进行年审。须上传到网上的材料：

　　1）下载《往来港澳商务备案申请表》，并填写所需信息：如企业负责人

　　签名和公司公章样式等；

　　2）公司营业执照副本。

　　需要采集的数据：上一地税、国税总纳税额（应提前让财务开好纳

　　税证明）网上申请成功后，一周内将过期的报备证寄往广州市出入培管理处。

　　年审时间：10个工作日

　　2.陈统等港澳通告证签注，须备的证件：

　　1）身份证原件及复印件

　　2）户口本原件及复印件（非广州市户口提供暂住证原件及复印件）

　　3）公司报备证原件及复印件（商务）；

　　4）大一寸蓝底照片1张；

　　5）通行证（正本）；

　　6）单位派遣函；

　　7）填申请表；

　　广州市户口如代办，需提供：办证人身份证及复印件，非广州市户口需本人前往办理。

　　签注时间：10个工作日（非广州市户口需20个工作日）

公司前台文员工作2

　　昆山金科达明光电科技有限公司

　　前台文员工作规范

　　一、职位概要：

　　做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。

　　二、工作职责：

　　1.总机电话的转接；

　　2.来访客人才接待，并通报相关部门；

　　3.传真、快递、邮件、报刊接收和分发；

　　4.找卡机的管控、日常维护和报修；

　　5.前台区、接待室、会议室、接待室区域5S维护；

　　6.更新和管理员工电话号码等联系方式；

　　7.完成领导交办的其他工作。

　　三、任职要求：

　　1.熟悉商务礼仪规范；

　　2.青春靓丽、仪表大方，富有亲和力；

　　3.普通话标准，声音甜美；

　　4.熟练使用各种办公自动化软件。

　　四、仪容仪表规定：

　　1.上班时间须穿着公司统一发放的工作服，工作服要保持整洁；

　　2.上班时化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈；

　　3.保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰；

　　4.上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新；

　　5.保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物；

　　6.禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜（无花纹丝袜，袜口不外露）。

　　7.上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。

　　五、工作纪律规定：

　　1.每天上班前10分钟到岗，下班后10分钟离开；

　　2.因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须有人代岗后方可离开；

　　3.就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。

　　4.不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；打哈欠嬉戏打闹等行为。

　　5.交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。

　　六、常用礼貌用语：

　　1.礼貌语：您好、请、谢谢、再见

　　2.道歉语：对不起、打忧了、请原谅

　　3.征询语：请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗？请您??好吗？

　　4.三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声

　　七、工作行为规范：

　　1、电话接听

　　A.听到铃响，至少在第三声铃内接听；

　　B.接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：“您好，这里是昆山金科达明

　　公司！”

　　C.对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求？

　　1)咨询业务

　　先生（小姐），关于这方面的业务，让我们公司市场应用部吴先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

　　2)推销产品

　　与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；

　　无关联业务，则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面的需要，请您联系其他公司吧，谢谢！

　　3)找人

　　先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么？您跟他/她预约了吗？请您稍等。注：① 不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人；

② 通话简明扼要，不应长时间占线。

③ 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；

④ 所有员工的手机号码不得外泄；主管级以上人员的固话号码不得外泄； ⑤ 每月更新一次员工电话联系一览表，及时掌握员工最新电话号码；

　　2、客户来访

　　客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。

　　A.单个人问候标准语：“先生/小姐，您好！”

　　B.来者二人，标准问候语则为： “二位先生/小姐好！”或“先生、小姐，你们好！”

　　C.来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“大家好!”

　　D.对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/小姐好！”看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后

　　A)

　　B)引导客户或来访者到接待室就座，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意； 客户落座后，递上温水，送上公司宣传资料后及时与被访人联系，并告诉客人

“我帮您联系，请先坐一下，好吗？”

　　C)

　　D)电话联系公司相关接待人员，并引导其道接待室，进入房间，要先轻轻敲门；进入后介绍双方（介绍时先介绍主人，后介绍客人），退出。

　　注：① 服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。② 倒水：在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。看

　　到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。原则上，倒水次数不超过三次；

③ 如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出；

④ 在没有公司员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区；

⑤ 客户离去时，应面带微笑道别。

　　3、快递邮包接收

　　A.快递邮包在到达通知收件人；

　　B.发票签收须慎重，严防丢失；

　　4、接待用品管控

　　A.每月月初及时申请各接待用品，并记录申请台账；

　　B.每月最后一日盘点各类接待用品数量，统计当月使用量；

　　C.办公用品缺少时，须提前通知领用；

　　D.饮料（纯净水）使用、领用须登记。

　　5、办公室管理

　　A.每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明；

　　B.每天下班前半小时关闭大厅空调；

　　C.每周一8:30更换《外出登记表》；

　　D.及时补充总办领导办公室冰箱内饮料；

　　E.客人离开接待室、会议室后及时清理卫生；

　　F.各类钥匙妥善保管，重要物资锁入柜子；

　　G.员工上缴款项妥善保管，避免丢失；

　　H.空调开关，投影仪开关等要妥善保管，避免丢失。

公司前台文员工作3

　　前台文员工作规范手册

（制作日期：）

　　一、职位概要：

　　做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。

　　二、工作职责：

　　1.总机电话的转接；

　　2.来访客人才接待，并通报相关部门；

　　3.传真、快递、邮件、报刊接收和分发；

　　4.复印机、传真机的管控、日常维护和报修；

　　5.前台区、培训室、会议室、总办办公室、接待室区域5S维护；

　　6.更新和管理员工电话号码等联系方式；

　　7.每日报纸的整理，公司宣传册的补充；

　　8.接待用品、部门用品的申购、管控；

　　9.会议接待

　　10.完成领导交办的其他工作。

　　三、任职要求：

　　周岁以上，中专科以上学历，熟悉商务礼仪规范；

　　2.青春靓丽、仪表大方，富有亲和力；

　　3.普通话标准，声音甜美；

　　4.熟练使用各种办公自动化软件。

　　四、仪容仪表规定：

　　1.上班时间须穿着公司统一发放的工作服，工作服要保持整洁；

　　2.上班时化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈；

　　3.保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰；

　　4.上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新；

　　5.保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物；

　　6.禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜（无花纹丝袜，袜口不外露）。

　　7.上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。

　　五、工作纪律规定：

　　1.每天上班前10分钟到岗，下班后10分钟离开；

　　2.因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须有人代岗后方可离开；

　　3.就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。

　　4.不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；打哈欠嬉戏打闹等行为。

　　5.交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。

　　六、常用礼貌用语：

　　1.礼貌语：您好、请、谢谢、再见

　　2.道歉语：对不起、打忧了、请原谅

　　3.征询语：请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗？请您??好吗？

　　4.三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声

　　七、工作行为规范：

　　1、电话接听

　　A.听到铃响，至少在第三声铃内接听；

　　B.接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：“您好，这里是XX公司！”

　　C.对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求？

　　1)咨询业务

　　先生（小姐），关于这方面的业务，让我们公司市场应用部吴先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

　　2)推销产品

　　与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；

　　无关联业务，则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面的需要，请

　　您联系其他公司吧，谢谢！

　　3)找人

　　先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么？您跟他/她预约了吗？请您稍等。注：① 不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人；

② 通话简明扼要，不应长时间占线。

③ 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；

④ 所有员工的手机号码不得外泄；主管级以上人员的固话号码不得外泄；

⑤ 每月更新一次员工电话联系一览表，及时掌握员工最新电话号码；

　　2、客户来访

　　客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。

　　A.单个人问候标准语：“先生/小姐，您好！”

　　B.来者二人，标准问候语则为： “二位先生/小姐好！”或“先生、小姐，你们好！”

　　C.来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“大家好!”

　　D.对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/小姐好！”

　　看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后

　　A)引导客户或来访者到接待室就座，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头

　　行礼，表示致意；

　　B)客户落座后，递上温水，送上公司宣传资料后及时与被访人联系，并告诉客人

“我帮您联系，请先坐一下，好吗？”

　　C)

　　D)电话联系公司相关接待人员，并引导其道接待室，进入房间，要先轻轻敲门；进入后介绍双方（介绍时先介绍主人，后介绍客人），退出。

　　注：① 服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。② 倒水：在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。看

　　到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。原

　　则上，倒水次数不超过三次；

③ 如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出；

④ 在没有公司员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区；

⑤ 客户离去时，应面带微笑道别。

　　3、快递邮包接收

　　A.快递邮包在到达10分钟内通知收件人；

　　B.发票签收须慎重，严防丢失；

　　4、复印纸管控

　　A.复印资料须登记，每月统计复印量；

　　B.领取复印纸须申请，发放后须登记

　　5、接待用品管控

　　A.每月月初及时申请各接待用品，并记录申请台账；

　　B.每月最后一日盘点各类接待用品数量，统计当月使用量；

　　C.办公用品缺少时，须提前通知黄俊或原材料仓领用；

　　D.饮料（纯净水）使用、领用须登记。

　　E.部门用品的申购

　　6、办公室管理

　　A.每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明；

　　B.每天下班前半小时关闭大厅空调；

　　C.每周一8:30更换《会议室使用登记表》、《培训室使用登记表》

　　D.及时补充总办领导办公室冰箱内饮料；

　　E.客人离开培训室、接待室、会议室后及时清理卫生；

　　F.各类钥匙妥善保管，重要物资锁入柜子；

　　G.员工上缴款项妥善保管，避免丢失；

　　H.空调开关，投影仪开关等要妥善保管，避免丢失。

　　7、会议接待

、会前准备阶段

　　接到上级会议接待通知后，确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查促进会议的顺利进行。

　　会场招待的水果及饮品要在前一天像采购申请，并按照与客户人员的数量及会议规格进行合理购买；

、会议落实阶段。

　　会场布置具体如下：

（1）会场应、整洁、舒适，合理调节空调温度，并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物。

(2)会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。

（3）每个座位的桌面上应配备矿泉水（天气稍微冷的时候就泡茶）。将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当。

（4）检查会议所需物品及设备的准备工作是否妥当。

、会议实施阶段

　　保持会场秩序，排除各种干扰，禁止无关人员随意入场；

　　在与会期间做好茶水及各项后勤工作。

、会议结束阶段。

　　会议结束后将会议室整理一遍恢复原状。等待下次会议来临