公司档案管理制度

公司档案管理制度5篇

公司档案管理制度 篇1

　　（一）总则

　　一、本管理制度旨在确保公司文件收发的完整、及时、准确，促进公司内部及公司和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以公司名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

　　三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

　　（二）收文制度：

　　1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

　　2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达公司领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

　　3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

　　4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

　　5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

　　6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

　　7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

　　（三）发文制度：

　　1、公司各类文件指在公司内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

　　2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

　　3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按公司统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，公司任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

　　4、文件发送之前应加盖公司相应的公章。

　　5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

公司档案管理制度 篇2

　　一、总则

　　1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

　　2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

　　3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定专人负责文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

　　3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

　　三、归档范围

　　1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

　　2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　四、归档要求

　　1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　　2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

　　4、不同年度的`文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

　　5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　　五、档案管理人员职责

　　1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

　　2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

　　六、档案的利用

　　1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

　　2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

　　3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

　　4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

　　6、不准转借，必须专人专用。

　　7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

　　七、本制度即日起开始执行。

公司档案管理制度 篇3

　　当前事业单位人事档案管理工作存在的问题

　　随着经济技术的发展，事业单位人事档案管理需要进行改革来适应新形势的发展，朝着制度化、科学、合理的方向去发展，但事业单位在人事档案管理等工作中也存在一些问题需要解决。事业单位对人事档案不够重视

　　事业单位中人事档案管理工作较为繁琐，需职工对其进行长期的维护，但效果不怎么好，导致大部分事业单位对人事档案的管理都不重视，觉得人事档案管理就是将职工的信息进行登录并整理就可以了，后期并没有起到多大的作用，导致职工工作散漫，没有积极性，这样严重阻碍了人事档案的发展，对事业单位的发展也没有起到服务作用。

　　管理人员专业水平需要提高事业单位由于对人事档案的管理工作不够重视，导致管理人员的专业性不够强，甚至是非专业出身，那么对人事档案管理的专业性知识则严重缺乏。人员调动过程中，新任的档案管理人员自学能力差，工作中存在一定的畏惧情绪，人事档案业务主管部门组织举办系统专业的知识培训较少，传、帮、带和衔接工作不到位。同时职工对档案的相关要求及材料的收集、整理之类的都不太了解，导致难以满足岗位的需求，使得人事档案管理工作并不到位。档案管理工作中人员及专项经费缺乏由于在事业单位中存在着编制紧缺的情况，所以经常出现串岗及一人多岗的状况，这严重阻碍了档案管理的发展。同时档案管理的专项经费也缺乏，导致档案管理的保密工作做得不到位，有的直接将档案存放在办公室，有的将办公室隔出一部分来存放档案，这严重阻碍了人事档案管理的发展。

　　提高事业单位人事档案管理的措施

　　加强人事档案管理工作事业单位需充分认识到人事档案的重要性，并在思想上进行转变来不断地学习。单位领导要充分认识到人事档案管理工作的重要性，加大对档案管理工作的各项投入，做好档案管理这个基础性工作，才能为各项工作的顺利进行提供有力保障。同时，事业单位的职工也需端正工作态度，了解档案管理的重要性，保持良好的管理态度，来促进管理工作的发展。专业培训促进管理发展通过培训来提高职工的专业水平以及职业素养，实现事业单位人事档案管理水平的进一步发展。随着我国经济技术的发展，事业单位在不断地改革，在改革的过程中职工的素养、专业水平及技能等都在不断的改革，只为了促进事业单位的发展。那么在事业单位中，根据需要来对人事档案管理进行专项的培训，通过多种方式促进知识的吸收，提升自身的水平。加强档案管理的信息化建设想要很好地发展人事档案管理，就需从各个方面来入手，将各个方向都进行加强。加强档案的信息化转换，来减轻档案储存及搜索的难度，并逐渐用电子版代替纸质版，以便于资料的收集。同时，各部门也需做好信息化转换工作，共同完成信息化的建设。随着经济的发展，事业单位中人事档案的管理工作也在进行改善，将管理工作中存在的问题进行改善，通过合理科学的措施解决。规范档案管理工作，提升职工的专业水平以及职业态度，在良好的环境中来做好这份管理工作，并结合事业单位的实际情况来进行档案的管理工作，各个部门也相互配合，一起来促进单位人事档案管理的发展，这对职工后期的相关凭证也有帮助。

公司档案管理制度 篇4

　　 会计档案是指会计凭证、 会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

　　具体包括： .1 .2 会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，其他会计凭证。

　　会计帐簿类：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。

　　.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，预算执行情况报告，审计报告，其他财务报 告。

　　.4 .5 各类税务资料; 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计1

　　档案销毁清册。

　　 财务文书档案包括： 对外签订的各类合同和协议。

　　上级签发或有关部门转来的各类财会相关文件; 集团公司计划财务中心内部所统一制定的各类制度、授权书、.1 .2 .3预算、决议和规定; .4 各类公司注册、变更及注销资料; .5 与财会事务有直接关系的其他信息性资料和各类统计报表; 2 会计档案的整理 会计凭证的整理 当月打印出的会计凭证连同所附原始凭证，应于次月 10 日前按凭证 的编号顺序加以整理，并加具封面、封底、装订成册，在装订线上加贴 封签。

　　在封面上要写明单位名称、年度和月份，起讫日期和起讫号数， 在封签处加盖单位财务章。

　　在指定的档案柜内摆放整齐。

　　 财务报告的整理：案卷由财务报告封面、编制说明、必要文字说明材料、财务报告封底构成。

　　季度终了后，将季度财务报告，按会计报表 的编号顺序排列，加封面装订，在保管期限上要标明"永久"保管。

　　 会计帐簿的整理：会计帐簿在年终决算后应于次年 1 月 31 日前，将电脑帐簿装订成册，加上封面，统一编号并在封面加盖单位财务章与各 种订本帐一起收档保管。

　　 财务文书档案的整理： 各类财务文书档案，如合同、协议等要在执行完毕后定期整理，另行 存放;在本会计年度结束后，应于次月初 10 日内将其汇编成册，编上 序号，收档保管。

　　 备份工作; 3 财务档案的保管 财务档案保管在集团计划财务中心的领导下进行，并实行分类分级 每月 20 日前完成上月账务资料、 会计报表及其他资料的电子文档的管理的原则。

　　2

　　财务档案由管理员负责管理，管理员的职责为每月末、季末及年末负责对财务档案进行统一编号与保管和提供财务档案使用、借阅服务。

　　3. 管理员于次月初 10 日内将已装订好的凭证登记后归档， 登记的内容为本册序号、总册数、起讫日期、起讫凭证号等。

　　3. 月度会计报表及财务报告每月以电子版形式报送计划财务中心相关部门及公司总经理，按季打印，签字齐全后于季末 20 日前报 送计划财务中心财务管理部并进行部门归档。

　　(计划预算报告及考 核指标表仅上报电子版) 3. 管理员于每年 1 月 31 日内将已装订好的上年帐册、 财务报告在登记本上登记后归档，登记的内容为帐册名称、所属期间、各明细 科目名称等。

　　3. 管理员于每年元月 31 日内将已装订好的上年财务文书档案在登记本上登记后归档，登记的内容为档案序号和档案名称等。

　　3. 审计/评估报告：公司委托会计师事务所/评估师事务所完成公司的审计/评估工作后， 取得的审计/评估报告应与财务报告放在一 起保存。

　　.6 管理员负责档案库的全面管理，除于每月初、年初将有关会计档案登记归档外，应于每季末对会计档案进行整理，检查会计档案 有无丢失、毁损情况。

　　如发现丢失或毁损应查明原因分清责任并向 主管负责人书面汇报请示处理。

　　.7 管理员调动工作时，要对文件进行清点，办理交接手续，并有负责人监交，尤其是电脑密码和使用资料。

　　交接过程必须清楚，填 制交接清单。

　　交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、 时间、地点以及册数、件数或份数。

　　 所有档案必须按规定归类，将分类以后的档案材料装订成册，编排顺序号， 与档案总目录表和分类目录表相对应， 写在每页材料的右上角。

　　 将应存档的材料名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表后，装入统一标准制作的案卷内。

　　 财务档案原则上应当保持原卷册的封装， 个别需要拆封重新整理的，3

　　应当由公司计划财务部经理和经办人共同拆封整理，以分清责任。

　　 对财务档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。

　　同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失 和泄密。

　　 设立“财务档案保管清册”逐月或逐年对已装订成册的财务档案进行登记。

　　 设立“会计档案查阅/借阅登记本”记载会计档案日常查阅情况和会计档案借阅及归还情况。

　　 对档案库要采取防火、防盗、防蛀、防强光等措施。

　　对以上设施要经常检查， 发现问题要马上向计划财务中心报告， 并及时采取补救措施。

　　具体保管要求如下： .1 财务档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材; .2 .3 采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架; 财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀; .4 财务档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿; .5 设置归档分类目录表、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密; .6 .7 会计电算化档案的保管要注意防盗、防磁等安全措施; 采用磁性介质存储的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

　　0 对入库档案随时进行更改补充工作，每半年清点一次，检查档案是否完整、准确、帐目与实物是否相符，对破损或截体、变质的档案及时 修复和区别登记。

　　1 每月一次将上月新入档的资料用计算机软盘做出备份，另行保管(如保险柜) 。

　　该套软盘同样做出编号和内容登记。

　　2 各种财务档案的保管期限，根据财务档案保管期限表，分为永久、4

　　定期二类。

　　定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年五种。

　　财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　4 财务档案的查阅 财务档案的查阅遵从《财务保密管理制度》 。

　　查阅范围：财务档案原则上按查阅人的部门所辖业务范围的规定查阅。

　　如需查阅非本部门所辖业务范围的会计档案，需经各公司计划财务 部负责人批准。

　　 查阅方法：查阅人查阅财务档案时应填写“财务档案查阅/借阅记录”然后由档案管理员将需查阅的档案交给查阅人，查阅人应在管理员 的监督下查阅，查阅完后交回档案，由管理员及时放回原处。

　　财务档案 原则上不得带出各公司计划财务部。

　　5 财务档案的借阅 财务档案原则上不外借。

　　如有特殊情况需借出时，应由借阅人填写“财务档案查阅/借阅记录” ，财务档案借阅单位由借阅人所在部门的 经理签字，然后由各公司计划财务部经理签字批准后备案，方可将档案 借出。

　　集团总裁、首席财务官调阅档案可直接委派相关人员到财务部办 理借阅，并办理登记手续。

　　非财务部门工作人员需借阅档案时，还需有 公司总经理的批示，经财务部经理签字后，方可借阅。

　　 机密档案的借阅，须经集团总裁、首席财务官、公司总经理批准;档案借阅者要做到保密，不得转借他人，不得涂改、损毁档案。

　　 财务档案借阅期不超过三天。

　　如三天借阅期满需续借时应办理续借手续，重新填写“财务档案查阅/借阅记录” ，经借阅部门经理和各公 司计划财务部门经理签字批准后方可续借。

　　 借阅人超过借阅期且未办续借手续不归还会计档案的，自借阅期满后一天起，每超期一天收借阅人 10 元的档案占用罚金，扣个人的占用 罚金从个人的工资中扣收。

　　 借阅及退还时，要当面清点，退还时办理注销登记。

　　借阅人归还会计档案时，应保证档案完整、整洁，由管理员检查无误后方可归档。

　　 如会计档案遗失，由借阅人负责查找。

　　如在确认档案遗失后一个月5

　　内查找不到，或造成会计档案短缺的，将对借阅人及其所在部门进行经 济和行政处罚。

　　根据遗失、毁损档案的重要程度收取借阅人至少 500 元的档案赔偿费，并对借阅人予以通报处分，直至追究刑事责任。

　　6 财务档案的销毁 保管期满的财务档案，除本细则第十条规定的情形外，可以按照以下程 序销毁： 各公司计划财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、 已保管期限、销毁时间等内容。

　　 公司计划财务部经理、总经理、首席财务官在会计档案销毁清册上签署意见。

　　6. 销毁财务档案时，应由各公司计划财务部和计划财务中心共同派人监销。

　　6. 监销人在销毁会计档案前，应当按照财务档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财务档案;销毁后，应当在财务档案销毁清 册上签名盖章，并将监销情况报告财务总监和公司总经理。

　　 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

　　单 独抽出立卷的财务档案， 应当在财务档案销毁清册和财务档案保管清册 中列明。

　　 7 正在项目开发期间的房地产公司， 其保管期满的财务档案不得销毁。

　　财务档案的代管及交接 公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的财务档案， 应当由集团计划财务中心代管或委托 相关子公司代管。

　　法律、行政法规另有规定的，从其规定。

　　 各公司分立后原公司存续的，其财务档案应由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的财务档案;各公司分立后原 公司解散的，其财务档案由集团计划财务中心代管，各方可查阅、复制 与其业务相关的财务档案。

　　公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始6

　　凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

　　 单位因业务移交其他单位办理所涉及的财务档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的财务档案，对其中未结 清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存， 并按规定办理交接手续。

　　 各公司合并后原各公司解散或一方存续其他方解散的，原各公司的财务档案应由合并后的公司统一保管;公司合并后原各公司仍存续的， 其财务档案仍应由原各公司保管。

　　 各公司之间交接财务档案的， 交接双方应当办理财务档案交接手续。

　　移交会计档案的公司，应当编制财务档案移交清册。

　　交接会计7.档案时，交双方应当按照财务档案移交清册所列内容逐项交接，并 由集团计划财务中心派人、交接双方的总经理负责监交。

　　交接完毕 后， 交接双方经办人和监交人应当在财务档案移交清册上签名或者 盖章。

公司档案管理制度 篇5

　　1、总则

　　1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。

　　1、2本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。

　　1、3公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。

　　1、4公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。

　　1、5本制度适用于公司所有档案资料的管理。

　　2、档案管理的机构与职责

　　2、1公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。

　　2、2公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。

　　2、3公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。

　　2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。

　　2、5档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。

　　2、6所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。

　　3、档案管理

　　3、1档案的归档

　　3、1、1公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。

　　3、1、2对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。

　　3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。

　　3、1、4公司各部门(人力资源部除外)的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。

　　3、2档案保管

　　3、2、1公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。

　　3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。

　　3、2、3档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。

　　3、2、4档案工作人员应参照国家的规定和公司，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。

　　3、2、5所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见。

　　3、2、6档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。

　　3、2、7对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。

　　3、3档案的查阅、借阅

　　3、3、1公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅(借阅)手续，由档案管理员对查阅(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进行详细登记。

　　3、3、2查阅(借阅)密级档案时，如查阅人为中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅(借阅)。公司员工不得查阅(借阅)档案内容与本身工作无关的档案。

　　3、3、3档案查阅(借阅)的批准权限：普通档案由办公室主任审批;秘密级档案由行政总监审批;机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。

　　3、3、4原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。

　　3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。

　　3、3、6严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司的有关规定予以处罚。

　　3、4档案的销毁

　　3、4、1对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案3、4、2清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。

　　3、4、3任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见。

　　3、4、4档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。

　　4、附则

　　4、1本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。

　　4、2本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。

　　4、3本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。

　　4、4本制度自颁布之日起施行。

　　实用的企业档案管理制度

　　1.目的

　　规范全公司的档案管理。

　　2.适用范围

　　本制度适用于公司及所属各部门档案管理。

　　3.管理原则

　　分类分部门管理，行政部统一监管。

　　4.职责与权限

　　各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。

　　行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查(每月至少抽查一次)，对违反本制度的部门有权进行处罚。

　　5.档案的分类

　　(1)证照类：如营业执照及各类证照。

　　(2)文件类：分外来文件和内部文件。

　　(3)制度类。

　　(4)合同类。

　　(5)计划总结和会议纪要类。

　　(6)财务类。

　　(7)图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。

　　(8)人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。

　　6.档案的归口存放部门

　　(1)公司级档案存放在行政部。

　　(2)其它档案由归口部门负责存放。

　　7.档案建档要求

　　建立档案时要有档案编号和档案目录。

　　8.档案装订

　　档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。

　　9.保存年限

　　原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。

　　10档案日常管理

　　借阅

　　.1借阅手续

　　(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。

　　(2)档案归还时，档案管理员填写归还日期。

　　.2档案借阅审批权限

　　(1)证照类：由公司总经理或者其授权人审批。

　　(2)文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。

　　(3)制度类：由行政部审批。

　　(4)合同类：由公司总经理或者其授权人审批。

　　(5)计划总结和会议纪要类：由行政部审批。

　　(6)财务类：由总经理或者其授权人审批。

　　(7)图纸类：由总经理或者其授权人审批。

　　(8)人事管理类：人力资源部审批。

　　.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。

　　.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。

　　.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。

　　销毁

　　.1公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。

　　.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。

　　移交

　　.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。

　　.2移交前，按照清册清点;移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

　　11.如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。

　　12.附则

　　本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。